Office 365 ကို ဘာကြောင့် အသုံးပြုသင့်တာလဲ?

Office 365 ဆိုတာ Microsoft က ထုတ်ကုန်တစ်ခုဖြစ်ပြီး သုံးနေကြ Office 2016 တို့လိုမျိုးမဟုတ်ပဲ လစဉ်ကြေးပေးသွင်း၍ အသုံးပြုရသော Business App Suite တစ်ခုဖြစ်ပါတယ်။ Office 365 မှာ ကျွန်တော်တို့သုံးနေကြဖြစ်တဲ့ Word, Excel, Powerpoint တွေသာမက အခြား App ပေါင်းများစွာ ပါဝင်ပါတယ်။

Office 365 ကို Stand Alone User အနေဖြင့်အသုံးပြုနိုင်သော်လည်း များသောအားဖြင့် Organisation အလိုက်အသုံးပြုကြတာများပါတယ်။ Office 365 သည် ကွန်ပျူတာ၊ မိုဘိုင်းဖုန်း စသည်တို့မှာ Offline အနေဖြင့်ထည့်သွင်း အသုံးပြုနိုင်သလို Online Version လည်း အသုံးပြုနိုင်ပါတယ်။ Office 365 ကိုဘာကြောင့်အသုံးပြုသင့်တယ်ဆိုတဲ့အချက်လေးတွေ တစ်ဆင့်ချင်း ရှင်းပြပေးသွားပါ့မယ်။

1. New Application

Traditional Office တွေလိုမဟုတ်ပဲ သူ့မှာ Word, Excel, Powerpoint, Outlook သာမက SharePoint, OneDrive, Sway, Skype for Business, Microsoft Teams စသည်ဖြင့် Organisation Level အလုပ်လုပ်ရာတွင်အသုံးဝင်သည့် Application များစွာပါဝင်လာပါတယ်။

2. Business Email

မိမိတို့၏ Organisation Domain ဖြင့် Register လုပ်ပြီးသား Organisation Internal File Sharing များ၊ Email များကို ကောင်းမွန်စွာ Management လုပ်နိုင်ခြင်း၊ WebMail အသုံးပြုရန်မလိုပဲ User တစ်ယောက်ကို Email Storage 50GB ရရှိမှာဖြစ်ပြီး Email Security ပိုင်းနှင့် Management ပိုင်းတွေအတွက်လွယ်ကူစွာ လုပ်ဆောင်နိုင်မှာ ဖြစ်ပါတယ်။ User Interface လည်း အလွန်ကောင်းမွန်ပါတယ်။

3. Portability

Office Application အားလုံးကို Computer တွင်း ထည့်သွင်းအသုံးပြုနိုင်သလို www.office.com ကနေပြီးတော့လည်း Online Version ကို Application အားလုံး အသုံးပြုနိုင်ပါတယ်။ ဒါ့ကြောင့် ဘယ်နေရာရောက်ရောက် ကျွန်တော်တို့ရဲ့ဖိုင်တွေကို Access လုပ်ရုံသာမက Edit ပါလုပ်နိုင်ပါတယ်။

4. Licensing

User တစ်ယောက်က Office 365 Account တစ်ခုကိုဝယ်လိုက်တာနဲ့ License 15 ခုရရှိမှာ ဖြစ်ပါတယ်။ Mobile အတွက် 5 ခု၊ Tablets အတွက် 5 ခု၊ Computer အတွက် 5 ခုအစရှိသဖြင့်ရုံးက ကွန်ပျူတာ အိမ်က ကွန်ပျူတာတွေသာမကာဘဲ ဖုန်းနဲ့ Tablet များမှာလည်း ထည့်သွင်းပြီး Synchronise လုပ်ပြီး အသုံးပြုနိုင်ပါတယ်။

5. Sharing

Office 365 Online ကနေပြီးတော့ကိုယ်လုပ်နေတဲ့ဖိုင်တစ်ခုကို Internal ဖြစ်ဖြစ် External ပဲဖြစ်ဖြစ် Sharing လုပ်နိုင်ပြီး User အများကြီးကနေ ဖိုင်တစ်ခုထဲကိုအားလုံး Edit ဝိုင်းလုပ်နိုင်ကြပါတယ်။ ထို့အပြင် Organisation Level အလိုက် Permission များ သတ်မှတ်ပြီးလည်း Sharing လုပ်နိုင်ပါတယ်။

6. Admin Center

Office 365 တွင် Admin Center တစ်ခုပါဝင်ပြီး Organisation တွေမှာ Manage လုပ်ရတာ အရမ်းလွယ်ကူပါတယ်။ User Add/ Remove လုပ်တာတွေ၊ Permission ချတာတွေ၊ Groups တွေ Create လုပ်တာတွေ ၊ Department အလိုက် Role တွေ Assign ချတာကိုအသေးစိတ်ပြုလုပ်နိုင်မှာဖြစ်လို့လုပ်ငန်းအတွက်အများကြီး အသုံးဝင်ပါတယ်။

ဥပမာ– Account Department က စာရင်းတွေအထည့်အသွင်းပြုလုပ်လို့ရပြီး ကျန် Department ကတော့စာရင်းဖိုင်တွေကိုကြည့်လို့ပဲရမယ် ပြင်ဆင်လို့မရဘူး စသဖြင့်သတ်မှတ်နိုင်ပါတယ်။ Admin Center ကနေပြီးတော့လည်း Log Report တွေကိုကြည့်နိုင်မှာ ဖြစ်ပါတယ်။ ဥပမာ – ဘယ်ဖိုင်ကိုတော့ ဘယ် User က ဘယ်အချိန်မှာ ဝင်ပြင်သွားတယ်ဆိုတာ အတိအကျသိနိုင်မှာ ဖြစ်ပါတယ်။

7. Security

Security အနေနဲ့ကတော့ Office 365 က လက်ရှိ Microsoft ထဲမှာ အကောင်းဆုံးလို့ဖြေလို့ရပါတယ်။ Treat Protection, Anti-virus စတာတွေဟာ Build in ပါပြီးသားဖြစ်လို့ Office 365 နဲ့ Create လုပ်ပြီး Cloud ပေါ်မှာ သိမ်းထားတဲ့ Data တွေ၊ ဖိုင်တွေဟာ ရာနှုန်းပြည့်မပျက်ဘူး။ Virus မကိုက်ဘူးလို့အာမခံနိုင်ပါတယ်။ ဒါ့အပြင် Ransomware Protection တွေပါ ပါဝင်တဲ့အတွက် Security ပိုင်းမှာက အလွန်စိတ်ချရတဲ့ Product ဖြစ်ပါတယ်။

8. Reduced Risk

Data lose အတွက် Office 365 က Azure Cloud နဲ့ချိတ်ဆက်ထားပြီး Back up Site မှာ အမြဲလုပ်ပေးနေတာ ဖြစ်တဲ့အတွက် Data Lose Protection လည်း အပြည့်ဝ ယုံကြည်စိတ်ချရပါတယ်။

9. Storage

One Drive မှာ Cloud Storage အနေနဲ့ 5 TB ပေးထားမှာ ဖြစ်ပြီးတော့ဝယ်တဲ့ Subscription အနေနဲ့အနည်းအများတော့ကွာခြားပါတယ်။ User တစ်ယောက်ဟာ မသုံးတော့တဲ့ Data တွေကို Archive လုပ်နိုင်သလို Cloud မှာတင်မက Offline Backup လုပ်နိုင်ပါသေးတယ်။ IT Manager အနေနဲ့လည်း Storage Management အတွက် ပူစရာမလိုတော့သလို Cloud ပေါ်မှာ သိမ်းခြင်းအားဖြင့် Computer များ၊ Laptop များပျက်ခဲ့လျှင်တောင်မှ Data တွေ ပျောက်ကွယ်သွားမှာ မဟုတ်ပါဘူး။

10. Automated Update

Office 365 က App တွေ အကုန်လုံးဟာ Auto Update လုပ်တာဖြစ်ပြီးတော့ Version အသစ်ထွက်တိုင်း ကိုယ်နောက်ကျကျန်နေမှာ ပူစရာမလိုပါဘူး။ ဒါ့ကြောင့် Office 365 က ယနေ့ SME တွင်သာမက Enterprise Level Organization ကြီးတွေမှာပါ မဖြစ်မနေ သုံးစွဲနေရတဲ့ Business Suite ကြီးတစ်ခုပါပဲ။

Crd: Internet